Jarenlang was het Surinaamse overheidsapparaat synoniem met stapels papier, zoekgeraakte dossiers, eindeloze doorverwijzingen en documenten die ergens tussen een bureau, kast of archief leken te verdwijnen. Die bestuurlijke traagheid is geen geheim. Het ministerie van Buitenlandse Zaken, Internationale Handel en Samenwerking (BIS) heeft een duidelijke breuk met die oude werkelijkheid ingezet. Met de officiële ingebruikname van BIS Online wil het ministerie aantonen dat digitaal bestuur in Suriname niet langer een toekomstplan hoeft te zijn, maar gewoon vandaag kan beginnen. BIS presenteert zichzelf daarmee als het eerste digitale ministerie van Suriname. De stap is meer dan de introductie van een nieuw computersysteem. Het is vooral een directe aanval op een van de hardnekkigste problemen binnen de overheid, het gebrek aan zichtbaarheid en controle over de route die een dossier aflegt. Volgens Luziano Truideman, directeur Algemeen Beheer en Consulaire Zaken, maakt BIS Online ieder dossier digitaal traceerbaar. Daardoor moet op ieder moment duidelijk zijn waar een dossier zich bevindt, wat ermee gebeurt en wie verantwoordelijk is voor de verdere behandeling. Dat klinkt vanzelfsprekend in een moderne organisatie, maar binnen een overheidsstructuur waar papier jarenlang de dienst uitmaakte, betekent dit een ingrijpende verandering.
Een dossier kan niet langer zo gemakkelijk verdwijnen in de administratieve mist. De digitale registratie maakt het mogelijk om processen beter te volgen en verantwoordelijkheden scherper vast te leggen. Daarmee raakt BIS Online niet alleen de efficiëntie, maar ook de cultuur van werken binnen de overheid. Wanneer een dossier wekenlang blijft liggen, kan dat straks moeilijker worden afgedaan als een onduidelijke administratieve vertraging. Wanneer een document blijft steken bij een bepaalde afdeling of functionaris, ontstaat er digitale traceerbaarheid. Dat kan een belangrijke stap zijn richting een overheid waarin resultaten, verantwoordelijkheid en opvolging zwaarder wegen dan procedures en excuses. Opvallend is bovendien dat BIS deze oplossing grotendeels zelf heeft ontwikkeld. Met ondersteuning van e-Government, dat Office 365-licenties beschikbaar stelde, bouwde ambassadeur Gilbert van Lierop samen met de ICT-afdeling van BIS het Document Management System binnen het bestaande 365-platform. Daarmee wordt een belangrijk signaal afgegeven, voor bestuurlijke vernieuwing hoeft niet automatisch een peperduur buitenlands IT-contract te worden afgesloten. Volgens de gepresenteerde raming is met de interne ontwikkeling een extern ontwikkelingstraject van minstens USD 100.000 vermeden. Een vergelijkbaar commercieel systeem voor ongeveer tweehonderd gebruikers zou daarnaast minimaal USD 36.000 per jaar kosten.
Dat maakt BIS Online financieel minstens zo interessant als technologisch. Het systeem laat zien dat beschikbare technologie en bestaande licenties veel meer kunnen opleveren wanneer binnen de overheid mensen daadwerkelijk de ruimte krijgen om oplossingen te bouwen. Minister Melvin Bouva plaatste de introductie nadrukkelijk binnen het bredere traject van bestuurlijke vernieuwing. De invoering van een Document Management System was een van de aanbevelingen uit de quickscan die na zijn aantreden, op instructie van president Jennifer Simons, werd uitgevoerd. Daarmee krijgt BIS Online ook een politieke lading. Het systeem is een eerste tastbaar resultaat van een bredere belofte om de overheid anders te laten functioneren. De uitdaging begint echter nu pas. Een digitale overheid staat of valt immers niet met de aanschaf of ontwikkeling van software, maar met de bereidheid van ambtenaren en bestuurders om daadwerkelijk anders te werken. Een modern systeem in een ouderwetse bestuurscultuur verandert weinig. Als digitale dossiers alsnog blijven wachten op handtekeningen, goedkeuringen en interne bureaucratische rondes, wordt de technologie slechts een nieuw jasje voor hetzelfde probleem.
Juist daarom is de ambitie om BIS Online uiteindelijk ook binnen andere ministeries te implementeren zo belangrijk. Als het systeem binnen BIS daadwerkelijk leidt tot snellere verwerking, betere opvolging, minder zoekgeraakte documenten en meer transparantie, ligt uitbreiding naar de rest van de overheid voor de hand. De erkenning voor ambassadeur Gilbert van Lierop, die voor zijn bijdrage een certificaat van waardering ontving, onderstreept ondertussen dat innovatie binnen de overheid niet altijd van buiten hoeft te komen. Soms zit de oplossing al binnen de organisatie, maar ontbreekt het aan ruimte, middelen of vertrouwen om die oplossing werkelijkheid te laten worden. Minister Bouva vatte die ambitie treffend samen, BIS is het eerste digitale ministerie van Suriname. Laten wij ervoor zorgen dat het niet het laatste is. Die uitspraak krijgt pas echte betekenis wanneer andere ministeries volgen. Want zolang één ministerie digitaal werkt terwijl de rest gevangen blijft in papier, blijft digitalisering een eiland. BIS Online kan daarom meer worden dan een intern systeem. Het kan het begin worden van een confrontatie met een bestuursmodel dat te lang heeft gedraaid op papier, vertraging en ondoorzichtigheid. Nu moet blijken of de Surinaamse overheid daadwerkelijk bereid is om de digitale klok niet alleen te installeren, maar ook te laten lopen.
Volg Ko’W’ Checking voor nieuws, data en meer gesprekken over samenleving, ondernemerschap, leiderschap en ontwikkeling, op de Facebookpagina, TIKTOK en Youtube kanaal. Voor alle nieuws uit Suriname en de wereld check: www.kowchecking.com
