De digitalisering van de overheidsdienstverlening moest ambtenaren sneller en gemakkelijker aan documenten helpen, maar de invoering van het systeem voor werkgeversverklaringen bij het ministerie van Onderwijs, Wetenschap en Cultuur (OWC) legt een hardnekkig probleem zichtbaar, de overheid digitaliseert haar dienstverlening terwijl de betrouwbaarheid van de onderliggende gegevens niet volledig is gegarandeerd. Bij ongeveer 300 digitaal verstrekte werkgeversverklaringen zijn fouten geconstateerd. Dat heeft minister Dirk Currie bekendgemaakt, sinds de start van de digitale aanvraagprocedure op 1 september zijn volgens Currie zeker 4.000 aanvragen ingediend. Tegen die achtergrond zijn 300 verklaringen met fouten geen detail dat zonder meer terzijde kan worden geschoven. Het gaat om documenten die betrekking hebben op de arbeidsgegevens van ambtenaren en die juist betrouwbaar moeten zijn om hun administratieve functie naar behoren te vervullen. Hoewel de minister benadrukt dat het merendeel van de verklaringen correct is, blijft de kern van het probleem overeind, honderden documenten zijn niet foutloos afgeleverd. Dat roept vragen op over de controle van de gegevensbestanden, de voorbereiding van het systeem en de waarborgen die moeten voorkomen dat onjuiste informatie bij gebruikers terechtkomt.
Opvallend is dat de gebrekkige gegevensbestanden geen onverwachte hindernis blijken te zijn geweest. Currie gaf toe dat het ministerie er vanaf het begin rekening mee hield dat het systeem niet volledig zou functioneren, omdat de werking ervan afhankelijk is van de juistheid van de beschikbare bestanden. Die verklaring legt een ongemakkelijke bestuurlijke keuze bloot. Als vooraf bekend was dat de kwaliteit van de gegevens een risico vormde, waarom is de dienstverlening dan ingevoerd zonder dat die bestanden eerst volledig op juistheid waren gecontroleerd en waar nodig opgeschoond? De minister heeft niet aangegeven dat alle gegevens vooraf systematisch zijn gevalideerd, noch hoeveel tijd nodig zal zijn om de geconstateerde fouten te herstellen. Evenmin is duidelijk gemaakt welke gevolgen de onjuiste verklaringen voor betrokken ambtenaren hebben gehad. Juist die informatie is van belang om te kunnen beoordelen of het gaat om administratieve onvolkomenheden of fouten die burgers en ambtenaren daadwerkelijk in problemen kunnen brengen. Dat het grootste deel van de aanvragen goed verloopt, is positief, maar biedt geen volledige geruststelling. Bij overheidsdocumenten behoort betrouwbaarheid geen bijkomstig voordeel te zijn. Het is een basisvoorwaarde.
Volgens waarnemend directeur van e-GOV Lydion Dalfour wordt de digitale dienstverlening stapsgewijs ingevoerd. OWC is als eerste ministerie aangesloten vanwege de grote vraag naar werkgeversverklaringen en het omvangrijke personeelsbestand. Medewerkers kunnen via een extra tabblad op hun digitale ID-platform een verklaring aanvragen en downloaden. Het systeem moet de administratieve afhandeling vereenvoudigen en de toegankelijkheid van overheidsdiensten vergroten. Maar een digitaal loket maakt een gebrekkige administratie niet vanzelf betrouwbaar. Wanneer verouderde, onvolledige of onjuiste gegevens worden omgezet in digitale documenten, bestaat het risico dat bestaande fouten sneller en op grotere schaal worden verspreid. Daarmee wordt de kwaliteit van de gegevensbestanden een cruciale verantwoordelijkheid. Niet alleen de technologie, maar ook de administratieve processen, de controlemechanismen en de verantwoordelijkheid voor correcties bepalen of digitalisering daadwerkelijk vooruitgang oplevert. Het ministerie zegt aan verbeteringen en foutcorrecties te werken. Concrete informatie over de aanpak, de termijn waarbinnen de problemen moeten zijn opgelost en de wijze waarop betrokken ambtenaren worden geholpen, ontbreekt vooralsnog. Dalfour verwacht dat andere ministeries binnenkort eveneens op het systeem worden aangesloten. Voordat die uitbreiding plaatsvindt, moet het platform volgens hem verder worden verfijnd. Dat is een verstandige benadering, maar verfijning van de techniek alleen is onvoldoende wanneer de kwaliteit van de gegevens niet structureel wordt aangepakt.
De overheid moet voorkomen dat de fouten bij OWC zich herhalen bij andere ministeries. Dat vereist duidelijke kwaliteitsnormen, voorafgaande controles en een transparante procedure voor het melden en herstellen van onjuiste verklaringen. Ook moet achteraf controleerbaar zijn of de correcties daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Volgens e-GOV beschikt het systeem over veiligheidsvoorzieningen waarmee de authenticiteit van werkgeversverklaringen kan worden gecontroleerd. Bij de ontwikkeling is bovendien rekening gehouden met wettelijke vereisten. Die maatregelen zijn belangrijk, maar authenticiteit en juistheid zijn twee verschillende zaken. Een document kan aantoonbaar via een officieel systeem zijn verstrekt en toch onjuiste gegevens bevatten. De eerste ervaringen met de digitale werkgeversverklaringen maken duidelijk dat modernisering van de overheid niet mag worden afgemeten aan het aantal aanvragen dat online kan worden verwerkt. Doorslaggevend is of de dienstverlening betrouwbaar, controleerbaar en zorgvuldig is. Met honderden foutieve verklaringen heeft het ministerie een duidelijke waarschuwing gekregen. De volgende stap moet daarom niet uitsluitend bestaan uit het verder uitrollen van de technologie, maar vooral uit het herstellen van de administratieve basis waarop die technologie steunt. Zonder die garantie dreigt digitalisering vooral een snellere manier te worden om oude fouten in een nieuw jasje te verspreiden.
Volg Ko’W’ Checking voor nieuws, data en meer gesprekken over samenleving, ondernemerschap, leiderschap en ontwikkeling, op de Facebookpagina, TIKTOK and Youtube kanaal. Voor alle nieuws uit Suriname en de wereld check: www.kowchecking.com
